Pitajte vlasnika restorana koliko je zaradio prošlog meseca. Najčešći odgovor je: „Videću kad mi knjigovođa pošalje.“ A knjigovođa pošalje izveštaj za dva meseca, kada je već kasno da se bilo šta promeni.

Restoran ne možete voditi po izveštajima koji stižu sa zakašnjenjem. Morate znati svoje brojeve dok je mesec još u toku.

Šta je P&L i zašto vam treba vaš, a ne knjigovođin

P&L (bilans uspeha) je jednostavna slika: koliko je ušlo, koliko je izašlo i šta je ostalo. Knjigovodstveni izveštaj je pravljen za poreze i zakon. Vaš P&L je pravljen za odluke – i zato mora biti brz, jednostavan i redovan.

Pet linija koje morate pratiti

1. Prihod – ukupna prodaja bez PDV-a, po mogućstvu odvojeno hrana i piće.
2. Trošak robe (food i beverage cost) – koliko vas je koštala hrana i piće koje ste prodali.
3. Trošak rada – plate, doprinosi, honorarci, bonusi.
4. Fiksni troškovi – kirija, komunalije, leasing, osiguranje.
5. Ostali operativni troškovi – održavanje, marketing, sredstva za čišćenje, provizije kartica i dostave.

Prihod minus svih pet = ono što je stvarno ostalo. Sve ostalo je osećaj.

Prime cost – broj koji odlučuje

Zbir troška robe i troška rada zove se prime cost. To su dva najveća troška u svakom restoranu i dva troška na koja najviše možete uticati. Ako prime cost izmakne kontroli, ni dobra prodaja ga neće spasiti.

Pratite ga kao procenat prihoda, svakog meseca. Tačan „dobar“ procenat zavisi od koncepta, ali ono što je uvek važno je trend: ako raste mesec za mesecom, nešto u kuhinji ili u rasporedu smena ne radi kako treba.

Zašto dnevno, a ne samo mesečno

Mesečni P&L vam kaže šta se desilo. Dnevno praćenje prihoda i najvećih troškova vam kaže šta se dešava. Ako u utorak vidite da je prodaja pala, a smena puna osoblja, možete reagovati već u sredu – a ne na kraju meseca.

Dnevno ne morate pratiti sve. Dovoljni su prihod, broj gostiju, prosečan račun i sati rada. To je pet minuta posla na kraju dana.

Najčešće greške

• Mešanje privatnog i poslovnog novca – tada nijedan broj nije tačan.
• Troškovi koji se plaćaju jednom godišnje (osiguranje, licence, veći servisi) ne raspoređuju se po mesecima, pa jedan mesec izgleda katastrofalno, a ostali prelepo.
• Trošak robe po fakturama, a ne po potrošnji – ako ste krajem meseca napunili magacin, mesec će izgledati lošije nego što jeste. Zato ide zajedno sa inventarom.
• Vlasnikova plata se ne računa – a ako bi vlasnika trebalo zameniti menadžerom, taj trošak bi postojao.

Kako da počnete

Za ovo sam napravio Dnevni i mesečni P&L restorana – Excel alat u koji unosite dnevnu prodaju i troškove, a on sam slaže mesečni bilans, računa prime cost i pokazuje trend iz meseca u mesec.

Ako želite i cenu koštanja, menu engineering, inventar i kalkulator karte pića, sve je u Finansijskom toolkitu. A ceo sistem upravljanja brojevima detaljno prolazimo u kursu Profit u restoranu.